Preuve de livraison numérique (POD) : bon de livraison, photo et signature depuis le mobile

Qu'est-ce qu'une preuve de livraison

La preuve de livraison, ou POD (Proof of Delivery), est la preuve que la marchandise est bien parvenue au destinataire au lieu et au moment convenus. Traditionnellement, c'est le bon de livraison signé. En numérique, c'est ce même bon photographié, la signature recueillie à l'écran et les données de la livraison.

Pourquoi c'est important

• Vous êtes payé plus tôt. Beaucoup de clients ne paient pas sans le bon de livraison signé ; s'il arrive des jours plus tard, le paiement est retardé.
• Moins de litiges. Une photo avec date, heure et signature règle la plupart des réclamations sur la livraison.
• Moins de papier perdu. Les bons de livraison dans la boîte à gants se froissent, se mouillent ou disparaissent.
• Visibilité. Le bureau sait que la livraison a été faite sans appeler le conducteur.

Ce que doit enregistrer une bonne POD

1. Une photo lisible du bon de livraison.
2. Signature et nom de la personne qui réceptionne.
3. Date et heure de la livraison.
4. Observations : colis endommagés, manquants, refus.
5. Éventuellement, la position.

Le problème de la couverture réseau

Le point faible des applications conducteur est la clôture de la livraison là où il n'y a pas de données : zones industrielles, entrepôts, sous-sols. L'application doit conserver la photo et la signature sur le mobile et les envoyer au retour de la connexion, sans dupliquer les livraisons ni perdre de données.

Bonnes pratiques

• Demandez au conducteur de photographier le bon de livraison en entier et avec une bonne lumière.
• Définissez ce que l'on fait des incidents (marchandise refusée ou endommagée) avant qu'ils ne se produisent.
• Archivez les preuves avec le transport pour les retrouver en quelques secondes.
• Conservez les preuves aussi longtemps que l'exigent votre client et la réglementation.

Comment Fleetaria procède

L'application conducteur de Fleetaria permet de clôturer la livraison avec la photo du bon de livraison et la signature du destinataire. Elle fonctionne hors ligne et se synchronise ensuite de façon idempotente, c'est-à-dire sans dupliquer les livraisons même si la synchronisation se répète. En cas de conflit parce que le transport a été modifié depuis le bureau pendant que le conducteur était sans réseau, l'application l'en avertit au lieu de fusionner les modifications en silence. Les preuves restent associées au transport dans le panneau.

Questions fréquentes

Une signature sur mobile a-t-elle de la valeur ?

Son efficacité comme preuve dépend de l'ensemble des éléments (signature, photo, date, données du bon de livraison et historique du transport) et de ce dont conviennent les parties. Consultez votre conseiller si vous avez besoin d'une validité dans un contexte précis.

Que se passe-t-il si le conducteur n'a pas de réseau à la livraison ?

L'application conserve la preuve sur l'appareil et l'envoie dès que la connexion revient.

Faut-il installer une application ?

Dans Fleetaria, l'application conducteur est une PWA : elle s'ouvre depuis le navigateur et peut être ajoutée à l'écran d'accueil.

Peut-on conserver les preuves de livraison par transport ?

Oui. Chaque photo et chaque signature sont associées au transport pour lequel la livraison a été faite.